Personvernerklæring
Denne personvernerklæringen beskriver hvordan Bibliotek-Systemer As (bibsyst.no) samler inn og bruker personopplysninger på vegne av våre kunder. Bibliotek-Systemer As er
databehandler for et stort antall bibliotek i Norge.
Behandlingsansvarlig
Daglig leder i Bibliotek-Systemer As er behandlingsansvarlig for virksomhetens
behandling av personopplysninger. Der det daglige ansvaret er delegert, kommer det
fram under hvert enkelt punkt. Delegeringen omfatter kun oppfølging av oppgavene og
ikke ansvaret. Erklæringen inneholder opplysninger du har krav på når det samles inn
personopplysninger (personopplysningsloven § 19) og generell informasjon om hvordan
Bibliotek-Systemer As behandler personopplysninger (personopplysningsloven § 18
1.ledd).
Personopplysninger som samles inn
Bibliofil og eBokBib lagrer følgende personopplysninger om lånere som bruker disse
biblioteksystemene:
Navn
Adresse
Evt. alternativ adresse, f.eks. til arbeidsgiver (om låner ønsker det)
Fødselsdato
Kjønn
Telefonnumre
E-postadresser
Valg knyttet til om meldinger ønsket mottatt på e-post, SMS eller som brev
Lånergruppe (barn, voksen osv)
Foretrukket språk
Strekkode for lånekort
PIN/passord
Hjemmebibliotek
Informasjon om Nasjonalt lånekort er tilknyttet Nasjonalt låneregister
Fødselsnummer (dersom Nasjonalt lånekort er tilknyttet Nasjonalt låneregister
eller låneren aksepterer det)
Klasse (dersom låner er skoleelev)
Informasjon om barn (dersom biblioteket og låneren ønsker det)
Informasjon om foresatte (dersom biblioteket og låneren ønsker det)
Standardiserte koder for rettigheter og avgrensninger i tilgang til tjenester
Statistikk for siste hendelser (Oppretting av låneforhold, siste dato for lån, siste
dato for purring osv.)
Opplysning om evt. sperring for lån, samt årsak til sperringen og dato for
sperringen
Utløpsdato for Nasjonalt lånekort
Melding til låneren
Interesseområder og huskelister (som låneren selv registrerer og administrerer)
Informasjon låner oppgir i saksbehandlingstjenesten
Opplysninger om eventuell avtale om adgang til biblioteket i ubetjent åpningstid
Aktive lån inkludert informasjon om purringer evt. regninger
Evt. utestående beløp (purring og regninger) og hva årsaken til beløpet er
Lånehistorikk (når låneren ønsker å ta vare på dette)
Utlånsmeldinger (utsendte purringer, regningssbrev, reserveringsbrev)
Aktive reserveringer
Aktive fjernlånsbestillinger
Informasjonskapsler og lokalt lager
Informasjonskapsler og lokalt lager
Informasjonskapsler (cookies) er små tekstfiler som plasseres på din datamaskin når du
laster ned en nettside. Dette er informasjon som så overføres tilbake til nettstedet ved
senere anrop. Lokalt lager er lokalt lagret informasjon i nettleseren som er tilgjengelig
for programmet (Javascript) som utformer nettsiden i brukerens nettleser. Innholdet i
lokalt lager lastes ikke opp til nettstedene. Lokalt lager deles inn i sesjonslager, som
tømmes dersom nettleseren avsluttes og permanent lokalt lager, som ikke tømmes.
eBokBib er tilgjengelig som app for lånerne, og disse appene benytter seg ikke av
informasjonskapsler eller lokalt lager. eBokBib har også nettjenester for søk og generell
informasjon som benytter informasjonskapsler og lokalt lager.
I Bibliofil benyttes informasjonskapsler og lokalt lager i lånernes nettjenester og i
Bibliofils webapp. Det brukes også i nettjenestene for bibliotekarene.
Informasjonskapslene og lokalt lager brukes til å skreddersy brukeropplevelsen, blant
annet å huske påloggingsopplysninger.
Generelt benyttes lokalt lager der det er mulig, mens informasjonskapslene kun brukes
der det er behov for denne funksjonaliteten.
Lagring og bruk av informasjon er ikke tillatt med mindre brukeren er informert om og
har godtatt at informasjonen lagres, har forstått målet med lagringen og måten
informasjonen blir brukt. I Bibliofils og eBokBibs nettjenester benyttes
informasjonskapsler og lokalt lager, og låneren blir informert om dette ved bruk og
kvitterer for dette eksplisitt. Hvis det ikke kvitteres for, vil informasjonen fortsettes å
vises til låneren.
Hvis låneren ikke godtar bruk av informasjonskapsler, kan bruk av informasjonskapsler
skrus av i innstillingene til nettleserprogrammet. Hvis dette gjøres, vil det være vesentlig
funksjonalitet i Bibliofils nettjenester som ikke vil fungere. Det anbefales derfor å godta
bruk av informasjonskapsler.
Formål med lagring av personopplysningene
Personopplysningene lagres for at bibliotekene skal kunne administrere utlån av bøker
og annet materiale til lånerne, samt andre tjenester.
Hjemmel for lagring av personopplysningene
Hovedgrunnlaget for behandlingen av personopplysningene finnes i
personvernforordningens (GDPR) Artikkel 6 1 a): «Den registrerte har gitt samtykke til
behandling av sine personopplysninger for ett eller flere spesifikke formål». Du skal ha
fått informasjon om lagring av personopplysninger og gitt ditt samtykke da du ble
registrert som låner.
I noen tilfeller bygger også lagringen på GDPR artikkel 6 1 c): «Behandlingen er
nødvendig for å utføre en oppgave i allmennhetens interesse eller utøve offentlig
myndighet som den behandlingsansvarlige er pålagt». Bibliotekene er pålagt å samle
inn statistikk over bruken av biblioteket. Denne statistikken kan ikke identifiseres på
personnivå og avleveres til Nasjonalbiblioteket.
Utveksling av personopplysninger
I Norge utveksles adresseopplysninger og enkelte andre personopplysninger med
Nasjonalt lånerregister, en database som gjør det mulig og effektivt å benytte samme
lånekort i mange forskjellige bibliotek i Norge. Det utveksles bare opplysninger om
lånere som har gitt særskilt samtykke til å være registrert i Nasjonalt lånerregister.
Utvekslingen av opplysninger mellom Bibliofil og Nasjonalt låneregister omfatter
adresseinformasjon og ikke opplysninger om lån, reserveringer, gjeld, statuser og andre
forhold mellom låner og det enkelte bibliotek.
Nasjonalbiblioteket og biblioteksystemleverandørene i Norge står bak Nasjonalt
lånerregister, og det foreligger databehandleravtale mellom partene.
Innsyn og sletting av personopplysninger
Du kan kreve innsyn i personopplysningene som lagres om deg, og du kan også kreve
opplysningene rettet eller slettet innen en måned forutsatt at det ikke foreligger
uoppgjorte forhold. Vær oppmerksom på at lagring av enkelte opplysninger er
nødvendig for at du kan være låner ved biblioteket.
Når du er logget inn i Bibliofils nettjenester har du tilgang til nesten all informasjon
biblioteksystemet har lagret om deg. Ta kontakt med ditt bibliotek dersom du ønsker
utvidet innsyn i personopplysninger eller ønsker sletting av personopplysninger.
Kontaktperson for personvern
Bibliotek-Systemer As er databehandler for bibliotek i Norge som bruker
biblioteksystemene Bibliofil eller eBokBib. Ta kontakt med ditt bibliotek dersom du har
spørsmål om lagring av personopplysninger.
Bibliotek-Systemer As er ansvarlig for utvikling og drift av biblioteksystemene Bibliofil og
eBokBib. Spørsmål om databehandleravtaler kan rettes til Gunnar Monsen i Bibliotek-
Systemer As (e-post: sikkerhet@bibsyst.no, telefon +47 33 11 68 00) mens spørsmål
om utvikling og drift av systemet kan meldes til firmapost@bibsyst.no, evt. telefon
+47 33 11 68 00.